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采购管理手册目录第一章第一章采购的概念和基本职责采购的概念和基本职责一、采购的概念一、采购的概念采购是零售业态的“灵魂”,如果一个地址合适,装修精美的卖场,却没有商品销售,那它也就失去了存在的意义。采购部门就像是“兵工厂”,前台的营运部门是否能够打“胜仗”,就看采购部门是否能够源源不断的提供精良的“弹药”。任何一个企业存在的基本目的只有一个:“盈利”,对于一个现代的超市来说,要在保持低价形象以吸引顾客提高销售的前提下,获取足够自己生存下去的利润,采购部门的责任重大。因而,在给“采购”定一个准确的概念之前,我们先来了解采购的日常工作内容。根据市场的需求状况确定卖场销售的商品结构根据市场的需求状况确定卖场销售的商品结构。

为什么要根据市场需求来确定商品结构?这个问题不用做过多解释,采购人员首先在开始进入角色之前,就要牢牢树立这个观念,过去的采购库存销售的采购流程,是不能真正抓住顾客“钱夹”的,做为一名超市的采购人员,只有依循销售库存采购这样的采购流程,才能够使采购回来的商品能够为顾客所接受,才能使他们乐意拿出“钱夹”来购买。根据市场需求、顾客喜好来选择商品,调整商品的工作,不仅在开业前要做,在开业后也要经常做,这样才能使我们的商品结构永远对顾客有吸引力,永远保持活力。为公司争取最大的利益而与供应商谈判为公司争取最大的利益而与供应商谈判。良好的品质、最优惠的价格、对卖场有利的付款方式、大力度的促销支持、洽当收取的营业外收入、合理的折扣组合等因素的综合。

就能使公司获得最大利益。但要避免走极端,把供应商搜刮得太苦,必然会影响到双方的合作,公司的最大利益要建立在“双羸”的基础上。为不同的商品订立合理的价格为不同的商品订立合理的价格。何谓“合理”?是不是全部低价?又或是全部高价?答案是“否”。合理的售价应该是针对不同商品的敏感度、便利度等因素,分别订价,敏感度高的商品,售价要低,甚至是亏本销售。敏感度低的商品,要适当的调高一些毛利,该赚的钱还是要赚。要经常性的进行售价检讨工作。保持合理的库存水平保持合理的库存水平。超市的经营特点是“薄利多销”,因而为了不出现缺货、断货而影响销售,适当的保留一些商品的库存很有必要,但是如果库存金额过大,又必然会导致流动资金减少。

造成总体资金的紧张。因而提高库存管理水平就很有必要,使库存既能保证销售,又不会造成资金的积压。主要促销计划的制定和落实主要促销计划的制定和落实。促销是超市吸引客流,提高销售的有力武器,采购部门做为主要的促销策划和管理部门,要制定出一个年度性的促销计划和促销方案,并且针对不同的阶段、不同的主题、不同的卖点落实好这些方案。新商品的开发和引进新商品的开发和引进。根据商品的生命周期理论,一个商品想要“永不落伍”是不可能的,而且由于竞争的因素,老商品的毛利水平较低,因而新商品的不断开发,就成为了采购部门的一个日常性工作。综上所述,采购人员的每一项工作,无不紧紧围绕着卖场的种种利益。因此我们把“采购”定义为“通过一系列的方式和手段。

组织到适当的商品供顾客购卖,以实现卖场利益最优化的有组织活动。”二、采购人员基本职责和权限二、采购人员基本职责和权限商品采购关系着整个公司营运,这个环节没把握好,就会造成满盘皆输。所以商品采购的责任非常重大,做为一名采购人员不应该只着眼于采购进货,而且还应该考虑商品的“推销”和“利润”。同时采购人员为了能够顺利的开展工作,还必须获得一定的权力,否则有责无权,就会难以达到公司的各项指标。11、采购的基本职责、采购的基本职责负责公司毛利指标的达成负责公司毛利指标的达成。采购部门是创造经营利润的部门,商品售价的制定,营业外收入的收取等,无不和最终的总体利润息息相关。因而保证所采购商品之盈利能使公司正常运转下去。

是采购部门义不容辞的责任,同时也是首要的责任。负责公司业绩指标的达成负责公司业绩指标的达成。业绩主要是受来客数和客单价这两个指标的影响,而这两个指标又在一定程度上受商品结构,促销,价格等因素的影响,因而要想达成公司的业绩指标,采购人员就要把影响来客数和客单价的各项工作做好,想方设法的提高这两项指标的水平。公司商品库存的控制公司商品库存的控制。商品是由采购部门引进的,虽然在引进后的主要订货工作是由营运部门来做的,但是采购人员还是很有必要对于商品的库存金额、库存数量等进行控制。因为对于合同的情况、有关的商品信息(货源是否稳定、季节性的提价,包装的更改等)营运部门毕竟不是很了解。公司商品回转的控制公司商品回转的控制。

商品回转的控制,实际上就是对商品结构的控制,如果商品回转快,就意味着商品适销对路,资金周转得快,库存结构合理。反之就会影响到公司的正常运作。市场情报的搜集和分析市场情报的搜集和分析。做为采购人员,要不断的了解和掌握最新的商品知识、销售趋势、竞争状况、消费时尚等信息,并在比较分析后不断调整自已的工作思路和工作方法,并对公司的总体的经营策略、经营技巧、经营理念等方面进行合理化的建议。22、采购的权限、采购的权限决定供应商的新增、更改、清退。决定商品的引进,商品进价的最终确定,商品售价的制定。商品销售单位的最终确定。新商品的开发,和营运部门一起确定淘汰旧商品的名单。商品最低订货量的设定、负责新品的首次订货、负责促销商品的订货。

与供应商进行谈判,签订合同,收取营业外收入。对于商品的陈列向营运部门提出建议,但决定权在营运部门。主要促销方案、促销方式的确定。三、如何成为一个合格的采购三、如何成为一个合格的采购综上所述,有了权力,有了责任,采购人员就可以开展工作了,但是有句俗语说得好“入门易、学精难”,要想成为一个合格的采购,不是学个一两天就能实现的,只有在实践中不断地分析总结和再学习,才能够不断提高,不要学了个皮毛,尾巴就翘到天上去了,这种态度是万万不可取的。那么,如何才能成为一个合格的采购呢?以下是几点建议:操守廉洁操守廉洁。采购,是一个非常敏感的岗位,也是一个非常考验人的岗位,供应商为了达到各种目的,往往会采取各种方法来拉拢你。

如果你意志薄弱,或是贪图小利,那么你就很难成为一个合格采购。公司有各种指标来考核采购人员,如果达不到的话,那么你的位子也是保不住的,而且“要想人不知,除非已莫为”。操守廉洁,是做一个采购的基本准则。有一句话是这样说的:“做事可以失败,做人不可以失败”。“做事可以失败,做人不可以失败”。能力差一些,通过实践可以提高,品质如果不行,那么连实践的机会都没有。掌握市场掌握市场。市场是不断变化的,消费者的需求也是不断变化的。现代的社会日新月异,瞬息万变。“秀才不出门,也知天下事”,注定会在现实中碰壁。采购人员如果不去了解市场变化,被淘汰的将是你自己,只有“知已知彼”,才能“百战百胜”。精打细算精打细算。

超市的综合毛利比百货大楼低,而且租金、人事等经营成本又要远远高于便利店、农贸市场。因而精打细算,开源节流,想方设法降低经营成本就成为了一项很重要的工作,采购部门在其中可以发挥很大的作用,抠进价、多收取一些营业外收入、多获取一些扣率、最大限度的廷长付款的期限、节约各种管理费用等等,都是采购部门应做的工作。积极认真,讲究速度和效率积极认真,讲究速度和效率。采购部门是整个公司的灵魂,养成积极认真的工作态度,速度和效率并重的工作方法,对于顺利完成采购工作是非常必要的。采购部门的工作内容多,工作范围大,接触的人和信息量也很多,如果没有一个积极认真的工作态度去对待这些问题,那么就容易出现张冠李戴,指鹿为马这类的事情。

同时要学会工作有计划性,先处理重要的、关健的工作,要合理的分配时间,不断提高自己工作的速度和效率。创新求进创新求进。商场如 ,不进则退,商场上不会有永远的赢家,也不会有永远的输家。如果墨守陈规,不思进取,那么今天的巨人可能就是明天的病夫。根据实际情况的变化,不断更新自己的经营思路、工作方法、商品结构、商品价格等。才不会落后于别人。适应性强适应性强。采购是一个机动性很强的岗位,也是一个劳心劳力的工作。比如和不同的供应商谈判,要根据他们的不同特点,进行不同的准备,采取不同的方式。在面对他们时,你要扮演的是国王、演说家、艺术家、理论家、小市民等多重角色的一种或是多种。你会经常加班,经常学习新的知识,工作节奏非常快,非常消耗体力和脑力,如果没有较强的适应能力,你就很难做好采购工作。

团结协作团结协作。人不能脱离群体而生活,个人的力量是有限的,不可能会有无所不能的天才。在现代的超市业态中,强调的是标准化、专业化、简洁化;强调的是各个环节的合理分工,紧密配合,要想依靠个人的力量去做好全部工作,是不可能实现的。做为采购人员,要善于和同事分工协作,和谐共处,凡事以公司的大局为重,以公司的利益为前提,尤其注重团队合作和团队精神。第二章第二章采购部门组织架构和规章制度采购部门组织架构和规章制度一、一、采购部门组织架构(见附图)采购部门组织架构(见附图)二、各部门职责二、各部门职责在这个组织架构图中,不同规模的超市可以对其进行适当删减,如果是一家小型的超市,可以不设采购主管这一层,另外采购员一职也可以不用分得这么细。

比如生鲜只设两个人,食品也只设三个人,百货则设置两人。如果是一家大卖场或是大规模的 超市,由于品项多或业务比较繁忙,为了加强对采购工作的管理,也可以适当再增加一些人员,比如可以在品项较多、销售较好的采购组设置两名采购员,或是在每名采购员下面再设置一名采购肋理。但不管怎样取舍,采购的组织架构必须能够保证采购工作的正常开展,同时又必须兼顾到工作的效率和管理的费用。不要出现采购人员每天都从早忙到晚但还是有做不完的工作的事情,也不要出现一件工作经过一个星期层层传递还是没做完的情况。管理的目的是为了更有效的整合企业内的各种资源,以最符合企业利益最大化的流程和路径,去实现企业的各种指标。采购组织架构的最终确定也必须符合这个要求。

我们在前面已经绍了采购人员的基本职责,下面详细介绍一下各个岗位的职责:11、采购经理的职责、采购经理的职责服从总经理指挥,执行公司制定的各项总体规划,确保公司经营方向的正确性,全面主管公司的采购工作,领导采购人员共同完成公司下达的各项任务指标,并对各项任务指标的完成情况负有直接责任。负责采购人员的纪律管理,维护公司形象,保障公司利益,以身作则,在采购人员中树立正气和培养奉献精神。严守公司的各种商业机密。将公司下达给采购部门的各项指标分配给各部门,并监督跟综执行情况,经常组织采购人员进行分析研讨,及时纠正工作偏差,保证各项指标的顺利完成。商品结构的总体设计,定期组织采购人员进行商品结构的调整,并审核和最终确认新品的引进和旧品的淘汰。

确定供应商管理的相关规定,流程,确定与供应商的合作方式,签约政策,相关费用的收取标准等方面的具体方案,审核并最终确认采购员与供应商签订合同的有效性。并监督合同的执行情况。制定采购部门的年度促销计划,指导和监督采购人员实施计划,并组织采购人员对每次促销活动的效果做分析总结,以不断提高促销活动的效率。(在没有配送中心的情况下),和营运部门紧密配合,确保库存的合理性,督促采购人员及时处理不良库存,并有权追究由于库存不合理给公司造成损失的直接责任人。制定采购部的奖惩条例并报公司审批执行,并有权依此对采购部人员进行奖罚。密切注意各种信息的收集、分析和整理,并根据分析整理的结果对采购部的各项工作进行调整。

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